西京学院自1994年创办以来就设立了校务办公室，2005年升本后更名为院务办公室。院务办公室是院务委员会的综合办事机构，也是学院的“司令部”和对外窗口。其主要职能是围绕学院教育教学中心工作和学院改革、发展、稳定工作大局，积极发挥参谋助手、信息枢纽、综合协调、工作督促落实等作用，充分发挥“三服务”（服务领导，服务师生员工，服务基层）的作用，做好组织协调、督促检查、公文处理、信息沟通、信访接待、机要保密、对外联络、重要活动的组织、接待、综合管理服务和校级领导交办的其他工作。
    院务办公室现设办公室、秘书科、车管科、机要室、收发室，主任3名，工作人员32人（含车管科15人），其中本科学历占85%（不含车管科），党员占62.5 %，学校总值班室设在院务办公室。
    17年来，院务办公室认真贯彻落实任万钧校长关于做好办公室工作的一系列指示精神和学院制定的各项规章制度，各项工作取得了显著成绩。院务办公室所在党支部（行政机关第二党总支第一党支部）2008年、2009年连续二年被校党委评为学校“先进党支部”......